Öğrenci Bilgi Sistemi ( OBS ) Nedir ?

Öğrenci Bilgi Sistemi ve okul yönetim yazılımları öğrencilerin verilerinin iki taraflı olarak yönetilmesini sağlayan veri tabanları olarak tanımlanabilir.

Bir cümlede kolayca özetlediğimiz bu sistemler aslında teknolojinin, eğitim dünyasına sunduğu en büyük nimetler arasındadır.

Önceleri, çevirim dışı yazılımlar olarak sadece okulların ilgili kurumları tarafından kontrol edilen OBS’lerin, İnternet ağının genişlemesi ile tamamen başka bir seviyeye geçtiğini görüyoruz. İnternet sayesinde hem bu programları yönetenler hem de kullananların birçok zahmetten kurtulduğunu anlamak için sizden birkaç nesil önce üniversite okumuş abi – ablalarınızla sohbet etmeniz yeterli olacaktır. Emin olun ki, okulunuzun öğrenci işleri biriminde görev yapan tecrübeli kişilerden de benzer hikayeleri duyacaksınız.

Teknolojide yaşanan bu yeniliklerden sonra, özellikle öğrenciler ile üniversitelerin ilgili kurumları arasında yaşanan fiziksel trafiğin büyük ölçüde azaltılması, OBS’ler ile mümkün olmuştur. Aynı şekilde öğrenciler ve hocalar arasında sağlanan iletişimin de birçok konuda daha sağlıklı ve hızlı olması sağlanmıştır.

Öğrenci Bilgi Sistemi Neden İhtiyaçtır ?

Öğrenci bilgi sistemi günümüzde web tabanlı uygulamalar olarak karşımıza çıkan bir tür entegrasyon programıdır. Öğrenci Bilgi Sistemi sayesinde bir okulun farklı paydaşları (öğrenciler, öğretim üyeleri, öğrenci işleri, okul yönetimi vb.) arasında sağlıklı iletişim kurulabilir.

Öğrenci bilgi sistemi, okulu oluşturan unsurlar arasında sağladığı iletişime ek olarak, öğrencilerin farklı konularda hızlı ve doğru yönlendirilmesine de olanak tanır. Bu yönlendirmelerin başında, OBS üzerinde yer alan notların açıklandığı bölümler gelir. Zira öğrencilerin kendi gelişimleri açısından en somut geri bildirimi aldığı Öğrenci Bilgi Sistemi sayfası burasıdır.

OBS sayfalarında yer alan not sekmeleri kimi zaman yazılı sınav notlarını, kimi zaman projeleri kimi zaman ise ders içi performans notlarını içerebilir. Öğrencilik hayatının en etkili motivasyon kaynağı olan notlara, sürekli ve hızlı erişim sağlamak da Öğrenci bilgi sistemi uygulamalarının en temel katkılarından biridir.

Buna ek olarak, bazı dersler için en etkili bir diğer geri bildirim devamsızlıkların görüntülenebilmesidir. Özellikle uygulamalı derslerin çoğunda yüzde yetmiş seviyelerinde bir devam zorunluluğu mevcuttur.

Öğrenci Bilgi Sistemi Okulun Karakterini Yansıtıyor Olabilir

Her üniversitenin benzer özelliklere sahip OBS yazılımları mevcuttur. Burada genellikle değişen tek şey arayüz olur. Bununla birlikte bazı durumlarda üniversitelerin kendine has OBS özellikleri kullandığını da görebiliriz. Örneğin; bazı üniversitelerin öğrenci sistemlerinde browser üzerinden oynanabilecek çeşitli oyunlar bile bulabilirsiniz. Bu noktada, özgür düşünce ve hür iradeye en çok önem verilen eğitim kurumları olan üniversitelerin bu özelliklerini ürettikleri yazılımlara yansıtabildiklerini söyleyebiliriz.

Kimi okulların, öğrenci sistemlerini ve resmi web sayfalarına bir nevi sosyal medya platformu olarak değerlendirdiklerini de biliyoruz. Okul tarafından düzenlenen seminerler, konferanslar, panellerin yanı sıra konser, tiyatro, söyleşi ve imza günü gibi etkinliklere katılımla ilgili bilgilendirmeler ve kayıtların öğrenci sistemleri üzerinden yapıldığı durumlar giderek yaygınlaşıyor.

Tabii bu yazılımlar ve sistemlere yapılacak oyun eklemeleri dışında birçok farklı işlevden söz edebiliyoruz.  Öğrenci sistemlerinin bu fonksiyonları sayesinde, öğrencilerin akademik çalışmalarına harcamaları gereken süreleri öğrenci işleri kuyruğunda geçirmeleri de önleniyor. 

Öğrenci Bilgi Sistemi Ne İşe Yarar

Bu tür sistemler temelde okulların öğrenci veri tabanlarının depolandığı başka birimlere bağlı çalışır. Okulların müsaade ettiği ölçülerde, öğrencilerin de kendi profilleri ve verileri üzerinde değişiklik hakları olur.

Öğrencilerin, bu tür değişiklikleri yapabilmeleri, işlerine yarayacak verileri görüntüleyebilmeleri ve OBS üzerinden yapılması gereken işlemleri tamamlayabilmeleri için bir kullanıcı adı ve şifreye ihtiyaç duyulur. Bu şifreler genellikle üniversitelerin öğrenci işleri tarafından öğrencilere dağıtılır. Yazılı bir kural olmasa da kullanıcı isimleri genellikle öğrenci numaraları ile aynı olarak tanımlanır.

Öğrenci sistemleri üzerinde her öğrencinin sosyal medya profilini andıran birer profili mevcuttur. Bu profilde kişisel bilgilerin yanı sıra, öğrenciyi alakadar eden akademik bilgilere de yer verilir. Ayrıca yine okullar ve öğrenci arasındaki kurumsal işlemler de buradan görüntülenebilir.

Bazı üniversitelerin, yeni kayıt yaptırmakta olan öğrenciler için hazırladıkları özel sayfalar ile okula kayıt işlemlerinde bazı adımları kolaylaştırdığı da bilinmektedir. Bu sayede, okul dönemi başlangıcında oluşan uzun öğrenci işleri kuyruklarının da daha hızlı tükenmesi amaçlanmaktadır.

Dünden Bugüne Öğrenci Bilgi Sistemi

Ülkemizde Öğrenci Bilgi Sistemi olarak kullanılan yazılımların birçoğu, iş yönetimi ve ticaret alanında kullanılan sistem kodları ve yapıları baz alınarak oluşturulmuştur. Özellikle ülkemizin yazılım teknolojileri ile yeni yeni tanıştığı yıllarda ortaya çıkan OBS yazılımları, başka sektörlerde kullanılan yazılımların modifiye edilmiş klonları olarak nitelendirilebilir. Bu dönemlerde yazılım teknolojilerinin yüksek maliyetli olması, bu durumu oluşturmuştu.

Bu noktada, dünyada ve ülkemizde ilk kez kullanıma giren OBS yazılımları yukarıda bahsettiğimiz fonksiyonların sadece çok az bir bölümünü sağlayabiliyordu. Bugün sahip olduğumuz OBS konforunda bir yol gösterici vazifesi göstermiş sistemlerden birkaç örnek; WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed ve Blackboard.

Bu sistemlerden herhangi birini kullananlar, günümüzde kullanılan sistemler ile aralarındaki büyük farklılıkları anında fark edecektir. Artık bu tür öğrenci bilgi sistemleri sayesinde sınıf listeleri bile otomatik olarak belirlenebiliyor. Zira öğrenciler, istedikleri derse (seçmeli) sistem üzerinden kendi başlarına kayıt olabiliyor. Bu da otomatik olarak o derse katılan öğrencilerin sistemde toplanması ve bir listenin kendi kendine oluşması anlamına geliyor.

Web Tabanlı Öğrenci Sistemlerinin Amaçları

• Öğrencilerin, tek bir noktadan kendileriyle ilgili temel yönetimsel faaliyetleri görüntülemesini sağlamak. 
• Öğrencilerle ilgili farklı veri kaynaklarını, entegre bir biçimde kullanabilmek.
• Öğrenciler, okul, hocalar ve yöneticiler arasında aktif ve sağlıklı iletişimi tesis etmek.
• Yeni ve inovatif öğretim stratejilerine uygun şekilde kullanılabilir sanal bir ortam yaratmak.
• (Varsa) Okulların mobil uygulamaları, resmi web siteleri veya farklı sanal platformları ile koordinasyon içinde, doğrudan bağlantı sağlamak.
• Verilerin saklanması için gerekli güvenlik önlemlerinin alınması. Kişisel verilerin korunması ilkelerine riayet edilmesi. 
• Zaruri ve karmaşık bürokratik faaliyetlerde okul çalışanlarının daha hızlı ve kolay çalışmasını sağlamak.
• Mevcut öğrenci sisteminin yazılım anlamında gelişimini sağlamak. Çağın gerekliliklerine göre güncellemeler ve ayarlamalar yapmak. Bu noktada, sistemden sorumlu okul çalışanı veya yazılım şirketinin de takibi gerekli.
• Öğrencilerin sistem ile ilgili sorunlarını belirtebileceği bir geri bildirim imkanı sunmak.
• Öğrencilerin genel istatistiklerinin daha kolay toplanmasına yardımcı olmak (derse katılım oranları, not ortalamaları vb.)
• Sınav takvimlerinin tek ve resmi bir kanaldan duyurulmasını sağlamak.

Öğrenci Sistemlerinde Öğrenciler Tarafından Yapılabilecek İşlemler

Günümüzde online sistemler üzerinden öğrencilerin en sık takip ettiği konular notlardır. Zira online sistemlere geçilmeden önce öğrencilerin kafasını en çok kurcalayan konuların başında notlar geliyordu. Hocaların ofis kapılarına veya panolara sınav sonuçlarını asması bekleniyor, kalabalık grupların adlıkları ders notları açıldığında ufak çaplı izdihamlar yaşanıyordu. Yani öğrenci dertleri her devirde üç aşağı – beş yukarı aynıydı.

Neyse ki, üniversiteler teknolojik yenilikleri yakından takip ediyor. Artık öğrenciler kafalarına estikçe kendi sistemlerine giriş yaparak, not takibi sağlayabiliyor. Öğrenciler bunu yaparken, hemen her zaman “geçer not” görme heyecanı olduğunu söyleyebiliriz. Özellikle tez hazırlama döneminde olan son sene öğrencileri için sadece bir dersin bulunduğu satır hayati öneme sahip olabiliyor. Bu satır tahmin edebileceğiniz gibi tez yazma dersi için ayrılan bölümden başkası değil.

Bununla birlikte transkript, ders programı, uygulama puanları, ders kredileri, öğrenci değişim programları, tez takibi vb. birçok işlem yine öğrenci sistemi üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Ayrıca seçmeli derslere kayıt olma, ders içeriklerinin incelenmesi gibi aksiyonları da aynı sistem üzerinden yapmak mümkün.

Tez Hazırlama: KALDI

Bölümünüze ve okulunuza göre “tez hazırlama” dersinizin adı değişebilir. Ancak geçip, kaldığınız sonucu her okulda siyahla beyaz kadar keskin çizgilerle ayrılmıştır.

Bu noktada, öğrenci sisteminde en son görmek isteyeceğiniz manzaralardan biri tez hazırlama dersinden aldığınız yetersiz nottur. Dürüst konuşmak gerekirse, hayatınızın felaketinin kapıda olduğunu haber veren bir manzara diyebiliriz.

Yüzlerce kredilik, dönemler süren dersleri ter temiz atlattığınız bir manzarada böyle tatsız bir kare görmek insanın yaşam sevincini elinden alabilir. Hatta bu durumu düzeltemezseniz (ki bu çok zordur) yaşam sevincinizle birlikte, yaşamınızı da olduğu gibi elinizden alıverir!

Bu sebeple, eğer her notunuzun dört dörtlük göründüğü bu sistemde son bir sürpriz ile karşılaşmak istemiyorsanız, tez hazırlama işini ciddiye almanız gerekir.